Política de Protección de Datos Personales.
El CENTRO MEDICO SINAPSIS IPS S.A, -en adelante CM SINAPSIS identificada con NIT 900239673-9, legalmente constituida según escritura pública No.1883 de 30 de julio de 2008 de la notaría novena del círculo de Bucaramanga, con domicilio principal en la ciudad de Bucaramanga en la Carrera 31 No.52B – 43 Bucaramanga - Santander, es responsable del tratamiento de los datos personales, por lo que pone de presente a toda la comunidad la política de tratamiento de la información, que regirá la gestión de los datos personales contenidos en las bases de datos en las cuales ostente la calidad de responsable o encargado del tratamiento.
DEFINICIONES.
Las siguientes son las definiciones establecidas en la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013:
1. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
2. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
3. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
4. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
5. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
PRINCIPIOS.
De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2021 serán aplicables lo siguientes principios en el tratamiento de datos personales:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL.
La información y datos personales integrados en la base de datos que el CM SINAPSIS gestiona como responsable o encargado son sometidos al siguiente tratamiento:
Se registran los datos personales, privados, semiprivados y sensibles en las bases de datos, previa autorización del titular de la misma.
Se almacena en un archivo físico o electrónico.
Se utiliza para dar cumplimiento a un mandatos legal o contractual.
La información personal será actualizada cuando sea necesario, previa autorización del titular.
No se comparte con ninguna entidad privada o pública con la cual no se tenga una relación contractual, exceptuando los casos establecidos en la Ley, y para atender requerimientos judiciales o de entes de control como la Superintendencia de Salud, Superintendencia de Industria y Comercio, Contraloría General de la República, Fiscalía General de la Nación, entre otras entidades.
Se suprimirán los daros semiprivados, privados y sensibles una vez hayan cumplido la finalidad del tratamiento, y sin perjuicio de norma legales que dispongan lo contrario, de acuerdo con el Decreto 1377 de 2013. Los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
Se transmite a los terceros con los cuales se tenga relación contractual, de conformidad con lo establecido en el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013.
No se usan para ofrecer servicios o productos a terceros; ni para otra finalidad diferente a la establecida en la presente política.
FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL.
El CM SINAPSIS ha capturado y mantenido información personal pública, privada y sensible de sus afiliados, prestadores de servicios de salud, proveedores, pasantes y colaboradores; contando con los recursos humanos, tecnológicos, financieros, así como una infraestructura administrativa de calidad con la cual podemos garantizar el correcto aplicativo del tratamiento de la información, así como la confidencialidad necesaria para el ejercicio de los derechos de sus titulares.
Por lo anterior se justifican las finalidades que dan paso al tratamiento de los datos personales de la siguiente forma:
Llevar a cabo el proceso de vinculación de los diferentes prestadores, proveedores, usuarios, o personal.
Llevar a cabo la gestión, desarrollo, cumplimiento y control de la relación contractual o laboral.
Dar tramite a incapacidades, permisos o licencias del trabajador.
Dar trámite a la reclamación del titular.
Dar atención oportuna y de calidad en la prestación de los servicios de salud.
Emitir las autorizaciones requeridas para el acceso a los servicios de salud.
Asignar o reasignar citas, gestión de cartera, recaudo y las demás operaciones que se deriven del cumplimiento de acuerdo con el sistema General de Seguridad Social en Salud.
Entregar reportes de salud Pública de obligatorio cumplimiento.
Emisión de respuestas a los requerimientos de las entidades de control.
Respuesta a solicitudes de usuarios y afiliados relacionadas con la prestación de los servicios.
Realizar actividades relacionadas con la prestación de los servicios de salud en desarrollo de sus propósitos, así como para las actividades propias relacionadas con el sistema de seguridad social en salud y demás normas legales y reglamentarias que lo regulen.
Contactar a los usuarios a través de medios telefónicos, físicos, personales y/o digitales para aspectos relacionados con la prestación de los servicios de salud.
El CM SINAPSIS podrá solicitar a sus afiliados prestadores de servicio de salud, colaboradores, proveedores y pasantes la información personal necesaria para establecer la respectiva relación y vinculación. La información personal sensible requerida será de libre y voluntaria entrega por parte del respectivo titular, quien deberá otorgar su consentimiento y autorización para su respectivo tratamiento.
La solicitud de revocatoria de la autorización para el tratamiento de la información personal o la supresión de información registrada en nuestras bases de datos, no será procedente cuando el titular que así lo solicite, tenga el deber legal o contractual de permanecer en ellas.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PERSONAL.
Teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
DEBERES DEL CM SINAPSIS EN EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL.
Garantizar al titular, en todo momento, el pleno y total ejercicio del derecho fundamental de Habeas Data.
Mantener actualizada la información, requiriendo al titular de ser necesario. Así como rectificar la información cuando esta sea incorrecta o dudosa.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, y garantizar su confidencialidad e integridad.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y comercio y demás entes de control.
Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares o sus representantes en los términos señalados en la presente política de tratamiento de la información personal.
PROCEDIMIENTO DE ACCESO, ACTUALIZACIÓN, CONSULTA Y RECLAMACIÓN.
Con el fin de garantizar el ejercicio de los derechos del titular, el CM SINAPSIS pone a disposición los siguientes canales de atención para recepcionar las consultas y reclamación que formulen los titulares en relación la protección de sus datos personales:
En la pagina web: https://www.cmsinapsis.com.co
Por escrito en la siguiente dirección: Carrera 31 No.52B – 43 Bucaramanga - Santander.
Por correo electrónico atencionalusuario@cmsinapsis.com.co con el Asunto “Protección de datos personales”.
La solicitud deberá estar dirigida a CM SINAPSIS y debe contener como mínimo los siguientes datos:
Nombre y apellido del titular.
Número de identificación del titular.
Datos de localización del titular.
Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo.
Documentos que considere soportan la consulta o reclamo.
Medio por el cual desea recibir respuesta.
Nombre del peticionario, el cual, si es diferente al titular, deberá adjuntar los documentos que le permitan actuar en su nombre.
Firma del peticionario.
El CM SINAPSIS dará respuesta a los reclamos para corrección, actualización o supresión de los datos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de recibido.
RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS, ACTUALIZACIÓN, Y RECLAMOS.
La coordinadora de atención al usuario con apoyo del asesor jurídico serán los responsables de adelantas las acciones necesarias para el ejercicio de los derechos del titular.
VIGENCIA.
El CM SINAPSIS se reserva el derecho de modificar esta política de tratamiento de la información personal en cualquier comento, lo cual será informado y publicado oportunamente en la página web de la entidad https://www.cmsinapsis.com.co.
La presente política fue aprobada el día 9 de marzo de 2022, fecha a partir de la cual es aplicable.
